Что такое отказное письмо

Содержание:

1. Что такое отказное письмо и обязательно ли его оформлять
2. Виды отказных писем
3. На какие товары оформляется отказное письмо
4. Что нужно для оформления отказного письма
5. Как оформить отказное письмо и сколько оно действует
6. Структура документа
7. Отказные письма для маркетплейсов
8. Отрицательное решение по сертификации

Перед выводом товара на рынок сначала проверяют, подпадает ли он под обязательную сертификацию или декларирование по техрегламентам. Если требований нет, факт освобождения фиксируют документально. Отказное письмо — это заключение аккредитованного органа, подтверждающее, что конкретная продукция не подлежит обязательной оценке соответствия. Наличие письма упрощает таможенный выпуск, ускоряет модерацию на маркетплейсах и снимает вопросы у надзорных органов и крупных заказчиков.

Что такое отказное письмо и обязательно ли его оформлять

Если на конкретную продукцию не распространяются обязательные требования техрегламентов ЕАЭС и национальных стандартов, этот факт подтверждают отказным письмом. Документ оформляет аккредитованный орган сертификации и в нём мотивированно указывает, что товар не подлежит ни сертификации, ни декларированию. Такое письмо признаётся контролирующими органами и контрагентами как достаточное основание для законного обращения продукции без сертификата или декларации.

На практике письмо запрашивают в ситуациях повышенного контроля: при импорте и таможенном выпуске, размещении карточек на маркетплейсах, ведомственных проверках, работе с крупными сетями и корпоративными заказчиками. Наличие письма снимает спор о необходимости разрешительных документов и ускоряет запуск продаж.

Формально закон не обязывает получать такое подтверждение, однако в пограничных кейсах (новая номенклатура, первая поставка новому партнёру, участие в тендерах) отказное письмо снижает риск простоев, требований о дополнительных документах и претензий со стороны надзора или покупателей.

Своевременное оформление даёт две выгоды: сокращает сроки административных процедур и укрепляет репутацию поставщика как соблюдающего регуляторные требования.

Виды отказных писем

Отказные письма делят по тому, кто их запрашивает и какие требования нужно подтвердить.

• Таможня. Нужны при ввозе и вывозе товаров, если инспекторы сомневаются в необходимости сертификата.
• Торговля и маркетплейсы. Запрашивают сети, дистрибьюторы и онлайн-площадки, чтобы убедиться в законности продаж.
• МЧС. Подтверждают, что продукция не требует пожарной сертификации.
• Роспотребнадзор. Доказывают, что товару не нужна санитарно-эпидемиологическая регистрация.
• Россельхознадзор. Подтверждают отсутствие ветеринарных и фитосанитарных требований.

В документе всегда указывают сведения о товаре, коды ТН ВЭД и ОКПД 2, ссылки на законы и официальный вывод эксперта. Такое письмо помогает пройти проверки без задержек и спорных требований.

На какие товары оформляется отказное письмо

Единого государственного перечня, где были бы собраны все виды продукции, не подлежащей обязательной сертификации, не существует. Чтобы понять, можно ли получить такой документ на конкретный товар, необходимо:

1. Проверить нормативные списки. Идентифицируйте товар по ТН ВЭД/ОКПД2 и откройте ПП РФ № 2425 от 23.12.2021. Проверьте обе таблицы приложения — перечень позиций, подлежащих сертификации, и перечень для декларирования (включая примечания и исключения). Если вашей позиции нет ни в одной, это лишь предварительный аргумент в пользу отказного письма: для окончательного вывода сопоставьте товар с профильными ТР ЕАЭС (например, для детских изделий, косметики, упаковки и т. п.), где могут действовать отдельные обязательные требования.
2. Изучить обновленные базы. Многие центры сертификации публикуют собственный список товаров, для которых нужно оформить отказное письмо, основанный на действующих постановлениях и регламентах. Это упрощает поиск и помогает быстро понять, какие коды ТН ВЭД и ОКПД2 не требуют обязательной оценки соответствия.
3. Обратиться к специалистам. Если нормативные акты вызывают сомнения, проще направить запрос экспертам. Профессионалы проверят документацию, сопоставят ее с действующими требованиями и скажут, можно ли оформить отказное письмо для маркетплейса, таможни или внутренних проверок. Такой способ экономит время и снижает риск ошибок, из-за которых груз могут задержать или покупатель потребует дополнительные подтверждения.

Такой подход позволяет заранее подтвердить законность оборота товара и избежать проблем с проверяющими органами и партнерами.

Что нужно для оформления отказного письма

Чтобы оформить отказное письмо, важно не просто отправить запрос, а предоставить полные и корректные сведения о товаре. От этого зависит, сможет ли эксперт быстро подтвердить, что продукция не попадает в перечни обязательной сертификации или декларирования.

Что предоставить для оформления:

• Заявка установленной формы. Бланк выдает орган сертификации.
• Идентификация товара. Назначение, состав/материалы, ключевые характеристики, модели/артикулы, планируемая маркировка — строго в том виде, как на упаковке, сайте или в карточке маркетплейса.
• Классификаторы. Коды ТН ВЭД (для внешней торговли) и ОКПД 2 — для корректной отнесенности продукции к перечням обязательного контроля.
• Реквизиты заявителя. Для юрлиц/ИП: ИНН, ОГРН (ОГРИП), полное наименование, адрес, ФИО руководителя/представителя. Для самозанятых — ФИО и ИНН.
• Правоустанавливающие документы. Устав и актуальная выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (при подаче через представителя — доверенность).

Наибольшее значение имеет правильный выбор кода ТН ВЭД: именно он определяет, входит ли товар в категорию, для которой можно получить отказное письмо. Ошибка в коде — частая причина отказа.

Если планируется продажа через онлайн-площадки, удобнее сразу заказать отказное письмо в «НЦС»: специалисты проверят коды, подготовят официальное подтверждение и обеспечат принятие документа маркетплейсами без риска блокировок.

Как оформить отказное письмо и сколько оно действует

Чтобы получить отказное письмо, важно правильно выстроить процедуру с самого начала. Сначала выбирают аккредитованный орган сертификации, который имеет право выдавать такие документы. Затем подают заявление и прилагают комплект сведений: точное описание товара с его назначением и характеристиками, классификационные коды ТН ВЭД и ОКПД 2, а также регистрационные данные компании или ИП (ИНН, ОГРН, учредительные документы). На основе этих данных специалисты проверяют продукцию по действующим техническим регламентам и перечням, чтобы подтвердить отсутствие обязательной сертификации. При необходимости можно запросить образец отказного письма, чтобы заранее понять, как будет выглядеть готовый документ и какие сведения в него включат.

Закон не устанавливает фиксированный срок действия такого письма — оно сохраняет актуальность, пока не изменились характеристики товара, его назначение или нормативная база.

Если вводятся новые техрегламенты, обновляются коды ТН ВЭД либо появляются дополнительные требования к вашей категории продукции, отказное письмо стоит оформить заново, чтобы избежать споров с контролирующими органами и задержек при продаже или импорте.

Структура документа

Структура отказного письма фиксирована, потому что документ должен однозначно подтверждать правомерность оборота товара без сертификата. Оно составляется на официальном бланке аккредитованного органа сертификации и включает несколько обязательных блоков:

• Идентификация выдавшей организации — полное наименование, юридический адрес, контакты, номер аккредитации в реестре Росаккредитации.
• Сведения о заявителе — реквизиты компании или ИП, включая ИНН, ОГРН, юридический адрес, ФИО руководителя.
• Описание продукции — точное название модели или серии, назначение, основные характеристики, при необходимости артикулы или внутренние коды производителя.
• Классификационные данные — ТН ВЭД и ОКПД 2, по которым проверяется наличие обязательных требований.
• Юридическое обоснование — аргументированное подтверждение на основании действующих нормативных актов: указываются постановления правительства, технические регламенты и официальные разъяснения ведомств, из которых следует, что данная продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию.
• Официальный вывод эксперта органа сертификации о том, что обязательная оценка соответствия не требуется.
• Подписи ответственных лиц и печать аккредитованного центра.

Такая структура нужна, чтобы любой контролирующий орган — от таможни до Роспотребнадзора — мог быстро проверить основания для отсутствия сертификата и признать документ юридически корректным.

Отказные письма для маркетплейсов

Онлайн-площадки требуют официальное подтверждение, что товар не обязан проходить обязательную сертификацию. Без этого документа карточку могут снять с продажи или запросить дополнительные сведения. Если вы планируете продажи онлайн, можно заранее сделать отказное письмо для маркетплейса.

Наши эксперты помогут оформить отказное письмо для Wildberries. Также у нас вы можете заказать отказное письмо для Ozon — документ будет оформлен на официальном бланке и вы сможете прикрепить его в личный кабинет селлера.

Отрицательное решение по сертификации

Иногда после проверки орган сертификации выносит отрицательное решение по сертификации. Это официальное уведомление о том, что продукция не прошла оценку соответствия ввиду того, что продукция не подлежит сертификации или декларированию.

Отрицательное решение по сертификации не запрещает выпуск товара, но лишает права заявлять его как сертифицированный. Обычно после такого заключения продукцию дорабатывают, обновляют документацию или проходят новые испытания. Чтобы избежать задержек, лучше заранее проверить требования и при необходимости оформить отказное письмо.

Центр сертификации «НЦС» проверит классификацию по ТН ВЭД и ОКПД 2, подготовит официальное заключение и оформит его в форме, которую принимают контролирующие органы и торговые площадки.